Controlo de stock no restaurante: método simples e mapa em Excel

Para que serve o controlo de stock numa cozinha

O stock de um restaurante é dinheiro parado em câmaras frigoríficas, arcas e prateleiras. Controlá-lo serve para três coisas concretas:

• Não faltar produto a meio do serviço (o polvo que acaba às 21h00 de sábado).
• Não deitar fora produto caducado ou estragado por excesso de compras.
• Saber o food cost real: sem inventário não há forma de calcular quanto se consumiu de facto. Veja a fórmula no guia sobre o food cost ideal.

FIFO e FEFO: a ordem certa de gastar

FIFO (first in, first out): o que entrou primeiro sai primeiro. Ao arrumar uma entrega, o produto novo vai para trás e o antigo passa para a frente.

FEFO (first expired, first out): o que caduca primeiro sai primeiro, mesmo que tenha chegado depois. É a regra a seguir para produtos com validade curta e variável, como lacticínios, natas, frescos embalados e preparações próprias.

Na prática:

• Todas as preparações levam etiqueta com nome, data de produção e data limite.
• Cada prateleira tem lugar fixo por família (carnes, peixes, lacticínios), com o cru sempre abaixo do cozinhado.
• Na abertura de cada turno, quem está no posto confirma as datas do que vai usar.

Estas regras ligam-se diretamente à segurança alimentar e ao HACCP. Veja as temperaturas de conservação dos alimentos.

Stock mínimo: quando encomendar

O stock mínimo (ou ponto de encomenda) é a quantidade abaixo da qual se faz nova encomenda. Uma fórmula simples:

Stock mínimo = consumo médio diário × (prazo de entrega em dias + dias de segurança)

Exemplo com salmão fresco:

• Consumo médio: 4 kg por dia
• O fornecedor entrega em 2 dias
• Margem de segurança: 1 dia
• Stock mínimo: 4 × (2 + 1) = 12 kg

Quando o salmão baixa dos 12 kg, encomenda-se. A quantidade a encomendar deve cobrir os dias até à entrega seguinte, sem ultrapassar o prazo de consumo do produto. Em produtos de validade curta, são preferíveis encomendas pequenas e frequentes a uma encomenda grande que acaba no lixo.

Reveja os mínimos quando a carta muda e nas épocas altas: um restaurante no Algarve não consome o mesmo em agosto e em fevereiro.

Inventário semanal: como contar sem perder a manhã

1. Escolha dia e hora fixos, de preferência antes da entrega principal (por exemplo, segunda às 10h00).
2. Siga a ordem física do armazém: a folha de contagem deve ter os produtos pela ordem das prateleiras, não por ordem alfabética.
3. Conte nas unidades de compra (kg, L, caixa, unidade) e escreva sempre a unidade.
4. Duas pessoas: uma conta, outra regista. Erros de contagem caem muito.
5. Semanal para os produtos caros: peixe, marisco, carne, queijos, vinhos, azeite. O resto pode ser contado ao mês.
6. Preparações contam: um caldo de marisco de 8 L tem valor e deve entrar no inventário.

Uma regra útil é a 80/20: em muitas cozinhas, uma pequena parte dos produtos representa a maior parte do valor em stock. Conte esses com rigor todas as semanas.

Valorização do stock: que preço usar

Para saber quanto vale o stock, multiplica-se a quantidade pelo preço. A questão é qual preço. Os dois critérios mais usados:

• Último preço de compra: simples e próximo do valor de reposição.
• Custo médio ponderado: média dos preços pesada pelas quantidades compradas.

Exemplo com azeite: compra de 20 L a 7,80 €/L e, depois, 30 L a 8,40 €/L. Custo médio ponderado: (20 × 7,80 + 30 × 8,40) ÷ 50 = 408 ÷ 50 = 8,16 €/L. Com o último preço, o mesmo azeite valeria 8,40 €/L.

Escolha um critério e mantenha-o: mudar de critério a meio do ano torna os meses impossíveis de comparar. Para a contabilidade, confirme com o contabilista o método de valorização de inventários a usar.

Desvios: comparar o consumo real com o teórico

O desvio é a diferença entre o que devia ter sido gasto (pelas vendas e fichas técnicas) e o que foi gasto de facto (pelo inventário).

Consumo real = stock inicial + entradas − stock final

Exemplo com novilho para bife:

As causas mais comuns são porções acima da ficha, aparas mal aproveitadas, refeições da equipa não registadas, ofertas, peças estragadas e entregas com peso a menos. Comece pelos cinco produtos com maior desvio em euros, não em percentagem. Para atacar o desperdício, veja o guia como reduzir o desperdício no restaurante.

Mapa de controlo de stock em Excel: colunas que deve ter

Um mapa de controlo de stock em Excel funciona bem para começar. As colunas essenciais:

Pode descarregar um modelo pronto, com inventário e ficha técnica com custo, em modelos Excel grátis para restaurante.

O limite do Excel é que as entradas e as saídas têm de ser escritas à mão. Com dezenas de produtos e vários serviços por dia, a folha deixa de estar atualizada. A Mezzo OS dá baixa automática do stock pelas vendas (por exemplo, menos 320 g de polvo na câmara 2 por cada dose vendida), atualiza as entradas com as faturas dos fornecedores lidas por fotografia e avisa quando um produto chega ao mínimo. Saiba mais em gestão de stock de restaurante.

Rotina semanal de controlo de stock

• Segunda: inventário dos produtos caros e cálculo dos desvios da semana anterior.
• Cada entrega: conferir a mercadoria com a fatura, pesar peixe e carne, medir a temperatura de chegada e anotar o que faltou.
• Cada turno: confirmar datas e etiquetas no posto, gastar por FEFO.
• Antes de cada encomenda: comparar o stock atual com o mínimo.
• Fim do mês: inventário completo, valorização e food cost real.

Ver também

Perguntas frequentes